La aplicación móvil «Korbyt» es una plataforma potente e intuitiva que permite a los usuarios gestionar fácilmente las reservas de espacios de trabajo directamente desde sus dispositivos móviles.

Diseñada para entornos de trabajo flexibles e híbridos, la aplicación permite a los usuarios reservar escritorios y salas de reuniones, añadir servicios, gestionar asistentes y realizar registros de entrada y salida sobre la marcha.

Tanto si estás planificando tu visita a la oficina como si te estás coordinando con los miembros del equipo, la aplicación ofrece una interfaz completa y fácil de usar para agilizar cada paso del proceso de reserva.

Abre la aplicación e inicia sesión

Las instrucciones detalladas para la instalación están disponibles en Korbyt Instalación y configuración de la aplicación móvil Booking

• Si su organización utiliza SSO

  • Iniciará sesión automáticamente con las credenciales de su empresa

• Si su organización no utiliza SSO

  • Introduzca su correo electrónico o ID de usuario y contraseña

    

• Pulsa el botón azul claro «Iniciar sesión»

  • Si el inicio de sesión se realiza correctamente, verás tu pantalla de inicio

  • Si el inicio de sesión falla, verás un mensaje de error para que introduzcas un nombre de usuario y una contraseña válidos

Navegación por la pantalla de inicio

La pantalla de inicio de la aplicación móvil ofrece un acceso rápido a las funciones de Booking más utilizadas

Creación de nuevas reservas

La aplicación te permite crear nuevas reservas de varias formas. Cada una difiere en cómo se inicia, pero comparten muchas similitudes una vez que has encontrado el espacio que deseas reservar.

Reservar una habitación

• Desde la pantalla de inicio, pulsa el mosaico «Reservar una sala»

  

• Establece los filtros de búsqueda para encontrar el espacio adecuado en la pantalla «Filtros»

  

  • Ubicación: elige el campus o el edificio.

  • Tipo de recurso: selecciona el tipo de sala (por ejemplo, sala de conferencias, sala de reuniones, sala de trabajo en grupo).

  • Área: selecciona el área o la planta.

  • Barrio: limita los resultados a una zona específica dentro del área.

  • Layout – Elige el elayouto de la sala que necesites (p. ej., sala de juntas, aula).

  • Fecha y hora: establece la fecha y la hora de inicio y fin de la reunión, o selecciona «Día completo».

  • Capacidad: introduce el número previsto de asistentes en la sala.

  • Una vez configurados todos los filtros, pulsa Buscar.

• Verás una lista de espacios que coinciden con tus criterios

  

  • Las entradas contienen información que se ha configurado sobre la sala, como

    • Nombre de la zona o planta

    • Capacidad

    • Cualquier característica destacada, como equipos audiovisuales o herramientas de colaboración

  • Toca la sala que deseas reservar

• En la pantalla de información de la reserva, verás una confirmación de tu

  • fecha y hora de reserva introducidas anteriormente

  • ubicación y superficie, así como la capacidad de la sala según su información

  • Si no necesitas añadir asistentes ni servicios, puedes pulsar «Continuar»

• Para añadir asistentes, pulsa el botón «Añadir asistentes»

  

  • Los asistentes internos se pueden buscar por nombre.

  • Los asistentes externos se pueden añadir con el nombre y el correo electrónico.

  • Arrastra y suelta a los asistentes entre las listas «Presencial» y «Virtual» si es necesario.

• Para añadir servicios, pulsa el botón «Añadir servicios»

  • En la pantalla de añadir servicios

    • seleccione los elementos de servicio

    • Defina las cantidades

    • Establezca las horas de entrega y recogida

• Una vez que hayas introducido los datos de tu reserva, pulsa Continuar

• En la pantalla «Resumen de la reserva»

  

  • Introduce un título para la reunión

  • Establezca el anfitrión

    • Si realiza la reserva en nombre de otra persona, busque y seleccione el anfitrión correcto

    • NOTA: El campo «Anfitrión» es de solo lectura cuando se edita una reserva existente en el futuro

  • Códigos de reembolso / Campos definidos por el usuario (UDF)

    • Si su organización habilita estos campos opcionales, se mostrarán aquí.

  • Añade cualquier nota que pueda ser necesaria

  • Revisa los detalles de la reunión y, cuando estés satisfecho, pulsa «Enviar»

• Pulsa en «Reservar ahora»

  

  • Verás una pantalla de agradecimiento / confirmación

  • La sala ya está reservada y aparecerá en la sección «Mis reservas»

Reservar un escritorio

La función «Reservar un escritorio» de la aplicación móvil de reservas de Korbyt permite a los usuarios localizar y reservar un espacio de trabajo disponible. El proceso es sencillo e incluye la opción de reservar para ti mismo o en nombre de otra persona.

• Desde la pantalla de inicio, pulsa el mosaico «Reservar un escritorio».

  

• La aplicación abre la pantalla de filtros para escritorios.

  

  • Si la reserva es para otra persona, pulsa la casilla de verificación situada en la parte superior de la pantalla.

    • Al marcarla, aparecerá un nuevo campo «Reserva para».

      • Utiliza la búsqueda dinámica para encontrar y seleccionar a un compañero de trabajo.

      • Una vez seleccionado, la reserva se creará a su nombre.

  • Ubicación: elige el edificio o el campus.

  • Tipo de recurso: selecciona el tipo de mesa.

  • Área: selecciona una planta o sección específica.

  • Barrio: refina aún más tu selección dentro de la zona.

  • Fecha y hora: selecciona la fecha y la hora de reserva deseadas. Las opciones también pueden incluir «Día completo» o «Medio día».

  • Pulsa en «Buscar» después de configurar tus filtros.

• La pantalla «Reservar un escritorio» muestra los resultados que coinciden con tus criterios.

  

  • Cada entrada de escritorio suele mostrar:

    • ID o nombre del escritorio

    • Área o planta

    • Detalles de disponibilidad

  • Pulsa en un escritorio disponible para continuar.

• Tras seleccionar un escritorio, el comportamiento del sistema depende de la configuración específica de tu organización:

  • Ruta de confirmación rápida

    • No es necesario realizar más selecciones; ya has reservado el escritorio

    • Se muestra la pantalla de agradecimiento/confirmación

    • El título de la reserva se ha establecido con el nombre del anfitrión

  • Ruta de información completa

    

    • Si los servicios, las UDF o los códigos de devolución están habilitados, o si necesita editar el título, se le redirigirá a la pantalla de información de la reserva.

    • En esta pantalla, puedes:

      • Actualizar el título (por defecto es el nombre del anfitrión).

      • Añadir notas (opcional).

      • Añadir servicios (catering, AV, etc.) tocando «Añadir servicios» para abrir la pantalla «Añadir servicios».

  • Una vez revisados los detalles, pulsa «Confirmar reserva».

• Aparecerá un mensaje de agradecimiento/confirmación

  

Reservar un espacio desde el plano de la planta

La opción Plano de planta permite a los usuarios seleccionar visualmente una sala explorando un mapa de su lugar de trabajo. Este método resulta especialmente útil si desea conocer la ubicación de una sala antes de reservarla.

• Desde la pantalla de inicio, pulsa el mosaico «Plano de planta».

  

• La aplicación abre la pantalla «Plano de planta» (como se muestra en la captura de pantalla).

  • En la parte superior de la pantalla, puedes ajustar la fecha, la hora y el tipo de espacio.

  • Debajo, se muestran la ubicación y la planta seleccionadas.

  • El plano interactivo muestra todos los espacios disponibles y ocupados.

• En el mapa del plano de planta:

  

  • Los puntos verdes representan los espacios disponibles.

  • Los puntos rojos representan los espacios ocupados o no disponibles.

  • Toca un punto verde correspondiente al espacio que deseas reservar. Esto te llevará a la pantalla de información de la reserva

• Rellene la pantalla de información de la reserva

  

  • Revisa la fecha y la hora, la ubicación y el área, y la capacidad (estos campos son de solo lectura aquí).

  • Toca «Añadir asistentes» para incluir participantes internos y externos.

    • Los asistentes internos se pueden buscar por nombre.

    • Los asistentes externos se pueden introducir con el nombre y el correo electrónico. Guía del usuario de la aplicación móvil de reservas de Korbyt

    • Si es necesario, puedes mover a los asistentes entre las listas «Presencial» y «Virtual».

  • Toca «Añadir servicios» si necesitas catering, audiovisuales u otros servicios.

    • En la pantalla «Añadir servicios», elija los elementos, establezca las cantidades y defina las horas de entrega o recogida.

  • Si no se necesitan asistentes ni servicios, pulse «Continuar».

• En la pantalla «Resumen de la reserva», complete los detalles de la reserva.

  • Título: introduce un título descriptivo para la reunión.

  • Anfitrión: ▪ Se establece de forma predeterminada en el usuario que ha iniciado sesión, si está configurado.

    • Si realiza la reserva para otra persona, busque y seleccione el anfitrión adecuado.

    • Este campo pasa a ser de solo lectura si se edita posteriormente desde Mis reservas.

  • Códigos de reembolso / Campos definidos por el usuario: se muestran si los ha configurado su administrador. o Notas: introduzca cualquier instrucción especial.

  • Revisa todos los detalles cuidadosamente antes de confirmar.

  • Toca «Reservar ahora».

• La aplicación muestra la pantalla de agradecimiento/confirmación, confirmando su reserva.

  

  • La habitación aparecerá ahora:

    • Aparecerá en «Mis reservas».

    • Actualizarse para mostrar el estado de reservada (punto rojo) en la pantalla del plano de la planta.

Búsqueda de compañeros y reserva cerca de ellos

La función de búsqueda de compañeros te permite localizar las reservas de tus compañeros, lo que te permite seleccionar un espacio de trabajo cerca de ellos.

Esto ayuda a los equipos a coordinarse en entornos híbridos, ya que les permite sentarse juntos fácilmente.

• Desde la pantalla de inicio, pulsa el mosaico «Búsqueda de compañeros» para abrir la pantalla de búsqueda de compañeros

  

• En la pantalla de búsqueda de compañeros, verás:

  • Selector de fecha: por defecto, se muestra la fecha de hoy; puedes seleccionar una fecha alternativa.

    • Introduce la fecha específica en la que deseas realizar la búsqueda, O

    • Utilice el selector Hoy / 90 días: cambie rápidamente entre limitar su búsqueda a hoy o buscar en los próximos 90 días

    • Nota: no se pueden buscar reservas pasadas, solo las de hoy y las futuras

  • Campo «Nombre del compañero»: barra de búsqueda para encontrar compañeros por su nombre.

    • Introduzca el nombre de su compañero

  • Botón «Buscar»: ejecuta la búsqueda

• Después de introducir los datos y pulsar Buscar, verás una lista de las próximas reservas de tus compañeros

  

  • Cada ficha de resultado suele mostrar:

    • Nombre del compañero

    • Tipo de recurso (escritorio o sala)

    • Ubicación y planta

    • Fecha y hora de la reserva

• Pulsa el botón azul «Ver» para ver la reserva del compañero en el plano de la planta.

  

  • La reserva del compañero aparece resaltada en el mapa.

  • Ahora puedes ver los escritorios o salas disponibles cercanos (indicadores verdes).

  • A partir de aquí, la reserva de un espacio sigue los mismos pasos que los descritos en «Reservar un espacio desde el plano de la planta», más arriba

Reservas existentes en «Mis reservas»

La sección «Mis reservas» te permite ver, gestionar y editar todas tus reservas futuras y pasadas.

Las reservas se dividen en dos pestañas para que puedas distinguir claramente entre tus propias reservas y las realizadas en nombre de otras personas.

Ver reservas existentes

• Toca el mosaico «Mis reservas»

  

• En la parte superior de la pantalla «Mis reservas», verás dos pestañas

  

  • «Reservadas para ti», que muestra las reservas en las que eres el anfitrión

  • Reservadas para otros, que muestra las reservas en las que has creado el evento, pero has designado a otra persona como anfitrión

  • Toca la vista por la que deseas filtrar

• Puedes desplazarte hacia abajo para ver el tipo de reserva seleccionado ordenado por fecha

• Cada reserva se muestra como una ficha de reserva que suele incluir:

  • Título de la reserva

  • ID de referencia (en el que se puede hacer clic para obtener más detalles)

  • Ubicación y zona

  • Fecha y hora

  • Estado (p. ej., Confirmada, Pendiente de aprobación, Cancelada)

• Toca una ficha de reserva para abrir la pantalla de información de la reserva y ver todos los detalles del evento

  • ID de referencia de la reserva

  • Fecha y hora

  • Ubicación y planta

    • Y localice el espacio en el plano de la planta

  • Título

  • Asistentes (si se han añadido)

  • Servicios (si se han añadido)

Edición de reservas existentes

• Localice la reserva que desea editar y abra la pantalla de información de la reserva siguiendo los pasos anteriores.

  

• En la pantalla de información de la reserva, puedes

  • Editar el título y las notas de la reserva

  • Ajustar los horarios de la reunión (si está permitido)

  • Asistentes: añadir, eliminar o ajustar si son virtuales o presenciales

  • Recursos: añadir, eliminar o ajustar los horarios de los servicios

  • Cancelar: pulsa «Cancelar reserva» para liberar el espacio.

Funcionalidad de escaneo (código QR)

La opción «Escanear» de la aplicación móvil «Korbyt Booking» te permite interactuar directamente con un escritorio o una sala escaneando el código QR que se muestra en ellos. En función del estado de la reserva, el proceso de escaneo permite:

• Crear una reserva si no existe ninguna.

• Realizar el check-in cuando hay una reserva activa pero aún no ha comenzado.

• Realizar el check-out cuando desees finalizar antes de tiempo.

• Ampliar la estancia si necesitas más tiempo.

Escanear códigos de habitación (si están disponibles)

• En la pantalla de inicio, toca el mosaico «Escanear».

  

• Se abrirá la cámara del dispositivo, lista para escanear.

  • Nota: Es posible que se te pida que permitas que la aplicación acceda a la cámara de tu dispositivo. Debes permitirlo para poder escanear los códigos

• Apunte la cámara hacia el código QR que aparece en la señalización del espacio.

• Lo que suceda a continuación dependerá del estado del espacio que se esté escaneando.

Crear una reserva mediante escaneo

• Si no existe ninguna reserva, la aplicación abre la pantalla de información de la reserva para ese espacio

  

• Campos que se muestran:

  • Fecha (por defecto es hoy, pero se puede ajustar).

  • Hora de inicio / Hora de finalización (se pueden cambiar).

  • Número de participantes (para salas).

  • Título (por defecto es el nombre del anfitrión, editable).

• Pulsa en «Reservar ahora».

• La aplicación muestra la pantalla de agradecimiento/confirmación, y la reserva aparece en «Mis reservas».

Registro mediante escaneo

• Si ya has reservado el espacio, al escanear durante el periodo de registro aparecerá el botón «Check-in».

  

• Pulsa en «Check-in» para activar tu reserva.

• La aplicación lo confirma con el mensaje «Ya has hecho el check-in».

Ampliar una reserva mediante escaneo

• Si tu reserva está activa y se acerca a su hora de finalización, escanea el código QR y aparecerá la pantalla «Ampliar».

  

• Elige el tiempo adicional (por ejemplo, 15 o 30 minutos) en el menú desplegable.

• Pulsa en «Extender».

• Si hay espacio disponible, tu reserva se actualizará con la nueva hora de finalización

Salir escaneando

• Si deseas liberar el espacio antes de tiempo:

  • Escanea el código QR durante tu reserva.

  • La aplicación muestra el botón «Check Out».

  • Pulsa en «Check Out».

    • La reserva finaliza inmediatamente y el espacio queda libre para otros usuarios.

Reservas inteligentes (escanear QR) en «Mis reservas»

• Una vez que se crea o gestiona una reserva mediante el escaneo, se marca como «Reserva inteligente» en la lista «Mis reservas».

• Esto facilita la identificación de las reservas creadas o gestionadas a través de códigos QR.

Gestión del perfil en la aplicación móvil

A través de la aplicación, puedes gestionar tu perfil, tus estados y cerrar sesión

• Desde la pantalla de inicio, toca tu avatar de perfil en la esquina superior derecha.

• Aparecerá un pequeño menú con las opciones Perfil y Cerrar sesión.

  

  • Al seleccionar «Cerrar sesión», volverás a la pantalla de inicio de sesión

  • Toca Perfil para ver y editar los detalles

Ver detalles del perfil

• Toca Perfil en el menú de perfil.

• Se abrirá la pantalla Detalles del perfil y mostrará:

  • Mi propiedad principal (solo lectura en la aplicación móvil)

  • Preferencia de idioma (solo lectura en la aplicación móvil)

  • Estado de actualización (visible solo cuando el administrador ha habilitado el Portal del empleado)

• Notas y limitaciones:

  • No se puede subir ni cambiar la foto de perfil desde el móvil. Actualiza tu foto desde la aplicación Web Booking o Bookit.

  • La propiedad principal y la preferencia de idioma son de solo lectura en el móvil; los cambios se realizan en Web Booking o Bookit.

Estado de actualización (En la oficina / Teletrabajo / Fuera de la oficina / Ausente)

Esta función solo aparece si su administrador ha habilitado el Portal de empleados. Si no ve Actualizar estado en su perfil, póngase en contacto con su administrador.

• Pulsa Perfil en el menú de perfil.

• En «Detalles del perfil», pulsa «Actualizar estado».

• Se abre la pantalla «Actualizar estado» con dos pestañas: «Semanal» y «Intervalo de fechas».

Establecer estado: pestaña «Semanal»

• Asegúrate de que la pestaña «Semanal» esté seleccionada.

• Utiliza el selector de semanas para ver la semana deseada.

  

• Pulsa un día y elige un estado:

  • En la oficina / Teletrabajo / Fuera de la oficina / Ausente

• Repite el proceso para los demás días según sea necesario.

• Pulsa Actualizar para guardar.

• Las actualizaciones se indicarán mediante códigos de color.

Establecer estado - Pestaña «Intervalo de fechas»

• Seleccione la pestaña Intervalo de fechas.

  

• Seleccione la Fecha de inicio y la Fecha de finalización del periodo deseado.

• Seleccione un estado para aplicarlo a todo el intervalo:

  • En la oficina / Teletrabajo / Fuera de la oficina / Ausente

• Pulsa Actualizar para guardar.

• Aparecerá una ventana emergente de confirmación con el estado y el intervalo de fechas seleccionados. Pulsa Cerrar.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes: Cuentas y acceso

• ¿Cómo restablezco mi contraseña si no puedo iniciar sesión?

  • En la pantalla de inicio de sesión, pulsa «Olvidé mi contraseña».

    • Introduce tu dirección de correo electrónico.

    • Si su organización permite el restablecimiento por cuenta propia, recibirá un enlace de restablecimiento.

    • De lo contrario, ponte en contacto con tu equipo de soporte informático.

• ¿Qué ocurre si mi cuenta se desactiva o cambia mi contraseña?

  • Se cerrará tu sesión automáticamente.

  • La aplicación volverá a la pantalla de inicio de sesión.

• ¿Cómo cierro sesión en la aplicación?

  • Toca el icono de tu perfil.

  • Selecciona Cerrar sesión.

Preguntas frecuentes: Navegación y ajustes

• ¿Cómo cambio entre diferentes ubicaciones o campus?

  • Al hacer una reserva, utiliza el menú desplegable «Ubicación» en la pantalla «Filtros».

• ¿Cómo puedo ajustar la visualización para que las reservas se muestren en mi zona horaria local?

  • Abre Mis reservas.

  • Activa la opción «Mostrar en mi zona horaria».

• ¿Cómo actualizo mi foto de perfil?

  • Toca el icono de tu perfil.

  • Selecciona «Cambiar foto» → «Subir» o «Capturar».

Preguntas frecuentes: Reservas y filtros

• ¿Por qué no veo el campo «Capacidad» al reservar un escritorio?

  • Las reservas de mesa son solo para una persona; no es necesario introducir la capacidad.

• ¿Dónde puedo añadir notas o un título a una reserva?

  • Reservas de mesa: en la pantalla de información de la reserva.

  • Reservas de salas: en la pantalla «Resumen de la reserva».

• ¿Cómo se utilizan los códigos de reembolso o los UDF?

  • Si están habilitados, aparecen en la pantalla «Resumen de la reserva (sala)» y en la pantalla «Información de la reserva (puesto de trabajo)» antes de la confirmación.

• ¿Cómo reservo un escritorio en nombre de otra persona?

  • En la pantalla Filtros, marca la casilla «Reservar para otra persona».

  • Busca al compañero y selecciónalo

Preguntas frecuentes: Asistentes

• ¿Por qué no puedo añadir asistentes a las reservas de puestos?

  • Los puestos de trabajo son espacios para un solo usuario. Los asistentes solo se admiten en las salas.

• ¿Cómo añado asistentes externos?

  • En la pantalla «Añadir asistentes», selecciona «Asistente externo».

  • Introduce su nombre y dirección de correo electrónico.

• ¿Cómo marco a los asistentes como «Virtual» o «En la sala»?

  • En la pantalla «Asistentes», arrástralos a la lista «Virtual» o «Presencial».

• ¿Cómo elimino o sustituyo a un asistente?

  • Ve a Mis reservas → Editar reserva → Asistentes.

  • Elimina o sustituye según sea necesario.

Preguntas frecuentes - Servicios

• ¿Cómo añado servicios como catering o audiovisuales?

  • En la pantalla de información de la reserva, pulsa en Añadir servicios.

• ¿Cómo cambio la hora de entrega de un servicio?

  • Abre la reserva → Servicios → Editar hora → Guardar.

• ¿Cómo elimino un servicio?

  • Pulsa el icono Eliminar/Papelera junto al servicio.

Preguntas frecuentes - Mis reservas

• ¿Cuál es la diferencia entre «Reservado para ti» y «Reservado para otros»?

  • Reservado para ti: Reservas creadas para ti mismo.

  • Reservado para otros: Reservas creadas en nombre de compañeros de trabajo.

• ¿Cómo edito una reserva?

  • Pulsa en la ficha de la reserva → Editar.

• ¿Cómo cancelo una reserva?

  • Toca la ficha de la reserva → Cancelar reserva → Confirmar.

• ¿Cómo puedo ver reservas anteriores?

  • No puedes ver tus reservas anteriores en la aplicación móvil.

Preguntas frecuentes - Escaneo (código QR)

• ¿Qué ocurre cuando escaneo un código QR?

  • Si no hay ninguna reserva, puedes crear una.

  • Si existe una reserva, puedes hacer el check-in, ampliarla o hacer el check-out

• ¿Cómo aparecen las reservas inteligentes en «Mis reservas»?

  • Las reservas inteligentes (creadas/gestionadas mediante el escaneo de un código QR) están marcadas con una etiqueta especial.

Preguntas frecuentes: Búsqueda de compañeros

• ¿Cómo encuentro el espacio de trabajo de un compañero?

  • Pulsa en «Búsqueda de compañeros» → Introduce el nombre → Buscar.

• ¿Puedo reservar un espacio de trabajo cerca de un compañero?

  • Sí. Toca Ver en el resultado del compañero → Se abre el plano de la planta → selecciona un escritorio o una sala cercana → sigue el proceso de reserva.

Preguntas frecuentes: Colaboración en la aplicación móvil

• ¿Qué significa «colaboración» en la aplicación móvil de reservas de Korbyt?

  • La colaboración te permite conectar tu reserva con una herramienta de reuniones en línea como Microsoft Teams, Zoom o WebEx.

  • Cuando está habilitada, se incluye un enlace de participación en tu reserva para que los asistentes virtuales puedan unirse sin problemas.

• ¿Por qué no veo el campo «Colaboración» al crear una reserva?

  • El campo «Colaboración» solo aparece si tu administrador ha habilitado la colaboración para esa sala.

  • Si la colaboración no está habilitada a nivel de sala en el sistema, no verás esta opción en la aplicación móvil.

• ¿Dónde puedo encontrar el campo «Colaboración» al reservar una sala?

  • Si está habilitado, el campo Colaboración se muestra en la pantalla Resumen de la reserva al crear o editar una reserva de sala.

  • Puedes seleccionar la herramienta deseada (Teams, Zoom, WebEx, etc.) en el menú desplegable.

    

• ¿Qué ocurre si añado un asistente virtual pero no selecciono una herramienta de colaboración?

  • Cuando añadas un asistente virtual, la aplicación te mostrará una ventana emergente sugiriéndote que añadas una herramienta de colaboración.

  • Esto garantiza que el asistente virtual disponga del enlace de acceso adecuado para la reunión.

    

• ¿Puedo utilizar la colaboración con reservas de mesa?

  • No. La colaboración solo está disponible para reservas de salas.

  • Las reservas de puestos de trabajo son para espacios de trabajo individuales y no admiten flujos de trabajo de asistentes virtuales.