Introducción

El complemento de Outlook de Korbyt Booking permite a los usuarios buscar, seleccionar y reservar espacios para reuniones y servicios de forma fluida directamente desde Outlook. Agiliza las reservas de un solo espacio, de varios espacios y recurrentes, al tiempo que garantiza que todas las actualizaciones se sincronicen con Korbyt Booking en la web, en dispositivos móviles y en Bookit.

Requisitos

• Se requieren derechos de administrador de Office 365 Exchange para implementar un complemento.

• Enlace alojado para la aplicación web de reservas de Korbyt V8.5.0.0 y superior

• La aplicación web debe estar configurada con SSL.

• Un archivo manifest.xml válido que contenga enlaces a la aplicación web de reservas de Korbyt que funcionará como complemento de Outlook.

• Los complementos de Exchange pueden tardar hasta 24 horas en aparecer en la lista de complementos de los usuarios.

Cómo iniciar el complemento de Outlook de Korbyt Booking

1. Abre Microsoft Outlook en tu navegador o en tu ordenador (compatible con Windows o Mac).

2. Vaya a su calendario y haga clic en «Nueva reunión» o abra una invitación a una reunión existente.

3. En la cinta de opciones situada en la parte superior de la ventana, busca el icono de Korbyt Booking.

4. Puede aparecer en «Aplicaciones», «Complementos» o directamente como «Korbyt Booking», dependiendo de tu versión de Outlook.

5. Haz clic en el icono de Korbyt Booking para abrir el panel del complemento en la parte derecha de la pantalla.

6. Cuando un usuario accede al complemento por primera vez, se le redirige a la pantalla «Buscar», donde se muestran los valores predeterminados principales extraídos de la configuración de la aplicación web. Desde allí, puede hacer clic en «Buscar» para ver las salas disponibles o aplicar filtros y «Guardarlos», lo que permite que el complemento cargue automáticamente los resultados basados en esas preferencias guardadas la próxima vez que se abra.

7. El complemento cargará su interfaz de reserva, comenzando bien por la selección de salas (para nuevas reservas) o por el resumen de la reserva (Editar).
   

   

Cómo crear una reserva

1. En tu calendario de Outlook, haz clic en «Nueva reunión» para iniciar un nuevo evento.

2. Rellene el título de la reunión, establezca la hora de inicio y fin, y añada asistentes si es necesario.

3. Haz clic en el «icono de reserva de Korbyt» en la cinta de opciones para abrir la interfaz de reserva.

   

   
   Nota: Si es la primera vez que inicias el complemento, se te redirigirá a la pantalla «Buscar» para configurar tus preferencias predeterminadas. De lo contrario, accederás directamente a la pantalla «Seleccionar espacios».
   Nota: El recuento de asistentes utilizado en tu búsqueda incluye a todos los invitados, más uno para el organizador de la reunión.

4. En la pantalla «Seleccionar espacios»

   

   • Los espacios disponibles se mostrarán en orden ascendente por capacidad.

   • Puede aplicar filtros según sea necesario haciendo clic en el icono de filtro.

   • Haz clic en «Seleccionar» en la(s) ficha(s) del espacio que prefieras para seleccionar los espacios para tu reserva.

5. Haz clic en «Siguiente» para pasar a la pantalla «Espacios seleccionados», donde aparecerá el espacio que has elegido.

6. Si el espacio tiene servicios asociados, aparecerá la opción «Añadir servicios».

7. Haga clic en «Añadir servicios» para elegir los servicios necesarios y sus cantidades para su reserva.

8. Los servicios basados en los participantes se establecerán por defecto en el número total de asistentes más uno, para tener en cuenta al titular de la reserva.

9. Después de seleccionar los servicios, haz clic en «Siguiente» para ir a la pantalla «Información de la reserva».

10. El tipo de reserva predeterminado se seleccionará automáticamente en función de la configuración de los Ajustes globales. Si hay varios tipos de reserva disponibles, tendrás la opción de elegir uno diferente en el menú desplegable.

11. Si está habilitada, también puede introducir los «Detalles de devolución».

12. Haga clic en «Siguiente» para revisar su reserva en la pantalla «Resumen de la reserva».

    • Revisa el espacio y los servicios seleccionados. Si todo es correcto, haz clic en «Hecho».

    • A continuación, se le redirigirá a la pantalla «Gracias», donde se muestran los detalles de su reserva.

    • Por último, vuelve a la invitación de reunión de Outlook y haz clic en «Enviar»/«Guardar» para finalizar y confirmar la reserva.

Cómo ajustar el número de asistentes

Necesitas una sala más grande debido al aumento del número de asistentes previstos, pero aún no estás listo para incluir a todos los asistentes en Outlook.

1. Haz clic en el icono de reserva de Korbyt para abrir el complemento.

2. En la pantalla «Seleccionar espacios», haz clic en el icono de la lupa

   

3. En el campo «Capacidad» o «Asistentes», introduce manualmente el número de asistentes previstos.

4. Este número se utilizará para filtrar las salas disponibles.

5. No es necesario añadir las direcciones de correo electrónico de los asistentes en este momento.

6. Haga clic en «Buscar» para actualizar la lista de salas.

7. El complemento mostrará ahora las salas que cumplen con el requisito de capacidad actualizado.

8. Seleccione una nueva sala de la lista y continúe con la reserva como de costumbre.

Cómo crear una reserva de varias salas

1. Inicie una nueva reunión en Outlook y abra el complemento de reservas de Korbyt.

2. En la pantalla «Seleccionar espacios», haz clic en «Seleccionar» en cada espacio que quieras añadir.

   

3. Los espacios seleccionados anteriormente aparecen en la parte superior.

4. Haga clic en «Siguiente» para pasar a la pantalla «Espacios seleccionados».

5. Cada espacio aparece como una tarjeta con la opción «Añadir servicios» (si está disponible) o «Cancelar».

6. Haga clic en «Añadir servicios» para cualquier espacio que requiera catering, audiovisuales u otros servicios.

7. Una vez completados los servicios, haz clic en «Siguiente» para acceder a la pantalla de información de la reserva.

8. Elige el «Tipo de reserva» y rellena la información de reembolso (si está habilitada).

9. Haga clic en «Siguiente» para revisar todas las selecciones de espacios y servicios en la pantalla «Resumen de la reserva».

10. Si está satisfecho, haga clic en «Hecho» y vuelva a Outlook.

11. Haga clic en «Enviar» en su invitación para completar la reserva.

Cómo crear una reserva recurrente

1. En Outlook, haz clic en «Nueva reunión» y selecciona «Recurrencia».

   

2. Establezca el patrón de recurrencia (diario, semanal, etc.) y una fecha de finalización.

   

3. Haz clic en «Korbyt Booking» para iniciar el complemento.

4. Selecciona tu espacio preferido en la pantalla «Seleccionar espacios».

5. Haz clic en «Siguiente», pasa a «Espacios seleccionados» y añade servicios si es necesario.

6. Haz clic en «Siguiente» de nuevo, rellena el tipo de reserva y los datos de reembolso.

7. Revisa la información en la pantalla «Resumen de la reserva».

8. Haga clic en «Hecho» y, a continuación, en «Enviar» en Outlook para confirmar la serie.

Cómo crear una reserva recurrente en varios espacios

1. Abre una nueva reunión en Outlook y configura una recurrencia.

2. Abre el complemento de reservas de Korbyt.

3. Seleccione varios espacios en la pantalla «Seleccionar espacios».

4. Haga clic en «Siguiente» para ir a Espacios seleccionados y añada servicios para cada espacio si es necesario.

5. Haga clic en «Siguiente» e introduzca el tipo de reserva y la información de reembolso en la pantalla «Información de la reserva».

6. Pase al resumen de la reserva y compruebe todas las selecciones.

7. Haga clic en «Hecho» y no olvide hacer clic en «Enviar» en Outlook

Cómo editar una reserva

1. Abre la invitación a la reunión en Outlook.

   

2. Haga clic en el icono de reserva de «Korbyt».

3. Se le redirigirá a la pantalla de resumen de la reserva.

   

4. Para modificar los espacios existentes, haz clic en el «icono del lápiz» de la ficha del espacio para volver a acceder a «Seleccionar espacios».

5. Para añadir más espacios, haz clic en «Añadir espacio».

   

6. En «Seleccionar espacios», haz clic en «Seleccionar» en cualquier espacio nuevo y haz clic en «Siguiente».

7. Vuelve a «Espacios seleccionados» y, si lo deseas, ajusta los servicios.

8. Haz clic en «Siguiente» para revisar la información y el resumen de la reserva.

9. Haz clic en «Hecho» y, a continuación, en «Enviar» en Outlook para finalizar las actualizaciones.

Cómo editar una reserva de varios espacios

1. Abre el evento de Outlook y haz clic en «Korbytar reserva».

2. En la pantalla «Resumen de la reserva»:

   • Haga clic en el «icono de la papelera» para eliminar cualquier espacio existente.

   • Haga clic en «Añadir espacio» para elegir nuevos espacios.

3. Vaya a «Seleccionar espacios», añada los nuevos espacios y haga clic en «Siguiente».

4. En «Espacios seleccionados», añade o actualiza los servicios según sea necesario.

5. Continúe a «Información de la reserva» y, a continuación, a «Resumen de la reserva».

6. Haz clic en «Hecho» y confirma los cambios haciendo clic en «Enviar» en Outlook.

Cómo editar una reserva recurrente

1. Abre la invitación a la reunión recurrente en Outlook.

2. Seleccione «Este y todos los eventos siguientes».

   

3. Haga clic en el icono de reserva de «Korbyt».

4. En el resumen de la reserva, utiliza el «icono del lápiz» o «Añadir espacio» para realizar cambios.

5. Actualice los servicios, el tipo de reserva o los reembolsos.

6. Haz clic en «Hecho» y, a continuación, en «Enviar» para guardar los cambios.

Cómo editar una reserva recurrente en varios espacios

1. Abre la reunión recurrente.

2. Elige si deseas editar la serie o solo una sesión.

3. Inicie el complemento «Korbyt».

4. Elimina espacios con el «icono de la papelera» o edítalos con el «icono del lápiz».

   

5. Añade más espacios con «Añadir espacio» y, a continuación, haz clic en «Siguiente».

6. Modifica los servicios, el tipo de reserva o los cargos.

7. Haz clic en «Hecho» y, a continuación, en «Enviar» para actualizar la reserva recurrente.

Cómo añadir un servicio

1. En la pantalla «Espacios seleccionados», haz clic en «Añadir servicios» para el espacio deseado.

2. Aparecerá una ventana de selección de servicios con los elementos disponibles.

   

3. Marque las casillas de verificación junto a los elementos que necesite.

4. Ajusta las cantidades según sea necesario.

5. Haga clic en «Siguiente» para volver a la pantalla «Espacios seleccionados».

Cómo eliminar un servicio

1. Vaya a la pantalla «Resumen de la reserva».

2. Haz clic en «Servicios seleccionados» en la ficha del espacio.

   

3. Haga clic en el icono «Eliminar» de cualquier servicio para eliminarlo o reducir la cantidad según sea necesario.

   

4. Haga clic en «Hecho» para guardar los cambios y volver.

Cómo eliminar un espacio de una reserva

1. En la pantalla «Resumen de la reserva», busca la ficha del espacio que deseas eliminar.

2. Haga clic en el «icono de la papelera».

   

3. Aparecerá una ventana emergente de confirmación. Haz clic en «Sí» para eliminar o en «No» para volver atrás.

   

4. Si solo se ha seleccionado un espacio, se le redirigirá a «Seleccionar espacios».

5. Si se trataba de una reserva de varios espacios, permanecerás en la pantalla «Resumen de la reserva».

Cómo eliminar y añadir otro espacio a una reserva

1. En la pantalla «Resumen de la reserva», elimina un espacio utilizando el icono de la papelera.

2. Tras la eliminación, haz clic en «Añadir espacio».

3. Utiliza los filtros para buscar y haz clic en «Buscar».

4. En la pantalla «Seleccionar espacios», elige un nuevo espacio y haz clic en «Siguiente».

5. En Espacios seleccionados, haz clic en «Añadir servicios» si es necesario.

6. Haz clic en «Siguiente» para actualizar la información de la reserva y, a continuación, ve al resumen de la reserva.

7. Haga clic en «Hecho» y, a continuación, en «Enviar» en Outlook para finalizar el cambio.

Búsqueda automática de espacios alternativos

El complemento de Outlook para reservas de Korbyt admite un mecanismo automatizado de sugerencia de espacios alternativos que se activa únicamente durante el proceso de edición de una reserva existente. Esta función ahorra tiempo al encontrar un espacio sustitutivo adecuado sin necesidad de abrir el complemento manualmente.

• ¿Cuándo ocurre esto?

  • Edita una reserva existente abriendo la cita de Outlook.

  • Cambia la fecha y/o la hora de la reunión directamente en Outlook.

  • El espacio reservado anteriormente ya no está disponible a la nueva hora.

• ¿Qué ocurre automáticamente?

  1. Outlook detecta el cambio en la hora de la reunión y envía un evento de actualización a Korbyt Booking.

  2. El sistema comprueba la disponibilidad del espacio utilizando los mismos filtros de búsqueda que utilizó originalmente (por ejemplo, ubicación, layout, tipo de recurso).

  3. Si el espacio original no está disponible, el sistema busca automáticamente una alternativa adecuada.

  4. Se asigna un espacio alternativo disponible a su reunión, de forma fluida y sin necesidad de que el usuario introduzca datos adicionales.

  5. Si no se encuentra ningún espacio, verá una notificación dentro de su cita de Outlook que le pedirá que realice los cambios manualmente mediante el complemento de Korbyt Booking.

     

Cómo ver los detalles de un espacio

Al buscar un espacio para reservar mediante el complemento de Outlook, puede ver fácilmente información detallada sobre cada espacio para ayudarle a elegir el más adecuado.

• Pasos para ver los detalles de un espacio:

  • Abre una reunión nueva o existente en Outlook.

  • Haz clic en el icono de Korbyt Booking para iniciar el complemento.

  • En la pantalla «Seleccionar espacios», verás una lista de espacios disponibles mostrados como tarjetas individuales.

  • En cada tarjeta de espacio, encontrarás un enlace «Ver detalles».

  • Haz clic en el enlace o el icono «Ver detalles».

    

• Lo que verás:

  • Nombre e imagen del espacio (si está configurado)

  • Características del espacio: configuración audiovisual, compatibilidad con Teams/Zoom, pizarras, etc.

  • Notas: cualquier instrucción especial o nota sobre el equipamiento relacionada con el espacio.