Para habilitar esta configuración opcional, ponte en contacto con Support@Korbyt.com

Descripción general

Cuando está habilitado, el proceso de aprobación opcional de Media Manager permite a los administradores de inquilinos definir aprobadores y autores a nivel de carpeta.

El contenido añadido por un usuario de un grupo con nivel de autor para esa carpeta se colocará en estado de borrador, y podrá solicitar la aprobación a los usuarios de los grupos de usuarios aprobadores. playlists no reproducirá los elementos en borrador.

Ser «autor de carpeta» no está vinculado al rol de usuario de autor. También se puede configurar que los administradores y aprobadores solo tengan acceso de «autor» o colaborador a una carpeta específica.

Esta opción solo afecta a los permisos de las carpetas de Media Manager y no tiene ningún efecto sobre otras estructuras de carpetas

Caso de uso típico

Desea disponer de automatización basada en etiquetas o carpetas en las listas de reproducción de Clever, pero quiere que las imágenes y los vídeos de la carpeta «Media Manager» sigan un proceso de aprobación

Configuración de permisos opcionales de carpeta

Crea grupos de usuarios como de costumbre; consulta Cómo gestionar usuarios y grupos de usuarios del CMS para btener más detalles si es necesario

En «Media Manager»

• Localiza la carpeta que deseas restringir y haz clic en su icono de candado

• En la ventana emergente «Acceso de grupos de usuarios», desmarca «Acceso global»

  

• En la sección «Administradores», escribe los nombres de los grupos de usuarios que deben poder aprobar contenido

  • Debe incluir a los administradores de tenant de Digital Signage

    • Si dispone del producto Móvil y Web, también debe incluir a los administradores de inquilinos de Móvil y Web

  • Seleccione cualquier otro grupo que deba poder aprobar contenido para esta carpeta

  • Cualquier persona que figure en la sección «Administradores» también verá sus importaciones aprobadas automáticamente sin necesidad de aprobación adicional

• En la sección Autores, escribe los nombres de los grupos de usuarios que deben poder ver la carpeta y añadir elementos de borrador

  • No es necesario que sean usuarios con nivel de autor

• Haga clic en Aceptar

Preguntas frecuentes sobre los permisos de las carpetas

• ¿Pueden tener diferentes carpetas diferentes aprobadores y autores?

  • SÍ, los usuarios que son autores de una carpeta pueden configurarse como administradores de otra carpeta

  • Las carpetas a las que no se les han aplicado permisos siguen funcionando con normalidad

• ¿Configurar estos permisos opcionales de carpeta también impide que otros vean la carpeta?

  • SÍ, los usuarios que no estén incluidos en los grupos de usuarios «Aprobador» o «Autor» no verán la carpeta en absoluto

• ¿Se puede bloquear una carpeta para que solo un usuario con nivel de administrador pueda acceder a ella y nadie tenga acceso de autor?

  • SÍ, basta con añadir grupos de usuarios a la sección «Administrador» y dejar en blanco la sección «Autor».

Flujo de trabajo del autor de la carpeta

Importación de nuevos elementos

En el «Media Manager»

• Selecciona la carpeta a la que vas a añadir tu elemento de borrador

• Haz clic en el botón «Importar medios»

• Seleccione los elementos que desea importar

  • Para obtener información general sobre el panel de control de la biblioteca multimedia (Media Manager), consulte Using The Media Manager

• Los elementos importados aparecerán con el estado «Borrador» y tendrán un botón de acción «Solicitar aprobación»

  

Para solicitar aprobación

• Haga clic en el botón «Solicitar aprobación» junto a su elemento en borrador

• Seleccione los usuarios a los que desea solicitar la aprobación

  • Los usuarios seleccionados recibirán un correo electrónico y una notificación en el CMS

• Haga clic en «Aceptar» para enviar la solicitud

Flujo de trabajo del administrador de carpetas

Notificación

Si un usuario te selecciona para aprobar un elemento, recibirás un correo electrónico y verás la solicitud de aprobación pendiente en la sección de notificaciones del CMS.

Aprobación

La aprobación de un elemento se puede realizar desde la sección «Notificaciones», en «Solicitudes de aprobación pendientes», o directamente desde el «Media Manager»

En la sección «Notificaciones»

• Haz clic en el botón «Aprobar» (marca de verificación)

• Esto abrirá una nueva pestaña para el elemento multimedia

  

  • Puede ver y editar el título, las etiquetas y las fechas de validez

• Para aprobar, haz clic en el botón «Publicar»

• Para guardar los cambios realizados sin aprobar, haz clic en el botón Guardar

• Para no realizar ninguna acción en el elemento y volver a la sección de notificaciones (posiblemente para rechazar), haz clic en el botón «Cancelar»

En el «Media Manager»

• Busca el elemento

• Haz clic en el icono del lápiz

  

• Para aprobar, haz clic en el botón «Publicar»

• Para guardar los cambios, pero dejar el elemento en estado de borrador, haz clic en el botón Guardar

Denegación

Si desea rechazar el elemento, puede indicar un motivo opcional para el rechazo. La opción de rechazar un elemento solo está disponible en la sección «Solicitudes pendientes de aprobación».

• En la sección «Notificaciones», en «Solicitudes pendientes de aprobación», haz clic en «Rechazar»

• Cualquier motivo que indiques se enviará por correo electrónico al usuario que envió el elemento

• Una vez rechazado, el elemento ya no aparecerá en la sección «Solicitudes pendientes de aprobación»

  • El elemento enviado sigue almacenado en el «Media Manager»

• También puede dejar el elemento en estado de borrador de forma indefinida

Resumen en vídeo

También disponemos de una sesión grabada de «Training Tuesday» de «Korbyt» que repasa esta función.
Consulta Training Tuesdays» de @Korbyt para ver todas las grabaciones de sesiones anteriores.